Prima di scegliere un servizio di pulizia per l’ufficio, occorre capire quali attività verranno svolte, con quale frequenza e in quante ore. Un elenco di prestazioni, da solo, non permette di valutare se il piano sia compatibile con gli spazi e con il loro utilizzo. Un calendario delle attività aiuta a individuare ciò che rientra nei passaggi ricorrenti, ciò che va programmato periodicamente e le condizioni da chiarire nel preventivo.
Quali informazioni servono per definire il piano di pulizia
La pulizia ordinaria comprende le attività ricorrenti necessarie a mantenere gli ambienti. Altre lavorazioni, come il lavaggio di superfici tessili o di vetrate, possono richiedere una programmazione periodica o un intervento separato. Il perimetro dipende da ciò che viene concordato per la sede. Per approfondire, consulta la differenza tra pulizie ordinarie e straordinarie negli uffici.
Per valutare un piano sono necessari la metratura, il numero di persone, le aree comuni e i servizi igienici, i materiali delle superfici, gli orari di accesso e la frequenza richiesta. Conta anche lo stato iniziale degli ambienti: attività necessarie prima di avviare il servizio ricorrente vanno individuate durante la verifica della sede.
In un ufficio di 500 mq con due passaggi settimanali di poche ore, per esempio, il dato utile non è la sola metratura. Occorre chiedere quali superfici e attività possano essere coperte in ciascun passaggio, quali siano rinviate a un altro giorno e quali richiedano un intervento distinto. Solo così il monte ore può essere confrontato con le attività richieste.
Un esempio di calendario delle attività
Il calendario seguente è un esempio per discutere attività e frequenze prima del preventivo. Non è un elenco valido per ogni ufficio né un’indicazione delle prestazioni automaticamente incluse. Cucina, lavastoviglie, frigorifero, terrazzi, prato artificiale e altre superfici particolari vanno considerati solo se presenti e compresi nell’accordo. Anche rifornimenti e interventi periodici richiedono una definizione esplicita di attività e responsabilità.
Tre volte a settimana
- Svuotamento cestini con sostituzione dei sacchetti
- Pulizia dei servizi igienici
- Spazzatura dei pavimenti con panni impregnati
- Spolveratura a umido di arredi e sedie; panni antistatici per PC e tastiere
- Rifornimento del materiale igienico-sanitario, se previsto
- Lavaggio dei pavimenti nei bagni e nell’area coffee break
- Pulizia della cucina e dei pensili; avvio della lavastoviglie, se previsto
- Trasporto dei rifiuti ai punti di raccolta
Attività settimanali
- Lavaggio dei pavimenti
- Spolveratura a umido di terrazzi e arredi esterni, se presenti
Ogni due settimane
- Decalcificazione dei servizi igienici
- Pulizia dei terrazzi, incluso il prato artificiale, se presenti
Attività mensili
- Pulizia interna del frigorifero, se prevista
- Rimozione delle ragnatele
- Spolveratura di quadri, bacheche e corpi illuminanti accessibili
- Pulizia a umido delle porte
- Lavaggio di vetri perimetrali e divisori, secondo le condizioni concordate
Attività semestrali o su richiesta
- Lavaggio dei parapetti in vetro, se presenti
- Pulizia di griglie di scolo e canaline, se presenti
- Interventi mirati su tappeti, tende e superfici in quota, da valutare separatamente
Lo schema serve a verificare quali attività siano comprese, su quali superfici, con quale frequenza e con quante ore disponibili. La compatibilità va valutata sulle caratteristiche effettive dell’ufficio; non può essere dedotta automaticamente dall’esempio.
Che cosa verificare prima di approvare il preventivo
- Perimetro delle attività: quali operazioni sono comprese in ogni passaggio e quali richiedono una programmazione separata.
- Frequenze e monte ore: quanti passaggi sono previsti, quanto durano e quali attività possono essere svolte nel tempo disponibile.
- Superfici particolari: se e quando sono previsti interventi su moquette, vetrate, arredi tessili o superfici in quota.
- Materiali e rifornimenti: chi mette a disposizione i consumabili e chi ne cura il rifornimento.
- Controllo qualità: chi verifica il lavoro, con quale frequenza e come vengono gestite le eventuali mancanze.
- Accessi e riservatezza: chi può accedere ai locali, come vengono gestite le sostituzioni del personale e se sono necessarie condizioni specifiche di riservatezza.
La verifica degli ambienti e la definizione delle attività permettono di configurare il servizio di pulizia degli uffici in base alla sede. Prima di sottoscrivere l’accordo, attività, frequenze, ore, accessi e modalità di controllo devono risultare chiari e coerenti tra loro.
Per le modalità del servizio CQS, consulta la pagina Pulizia uffici.
Domande frequenti
Risposte pratiche alle domande più comuni
Occorre confrontare le ore disponibili con le attività richieste, le superfici da trattare e la frequenza dei passaggi. La sola metratura non basta: contano anche il numero di persone, i servizi igienici, le aree comuni e le condizioni iniziali dell’ufficio.
No. Il calendario è un esempio. Prima di approvare il preventivo bisogna verificare quali attività sono comprese, su quali superfici vengono svolte e quali richiedono una programmazione o un accordo separato.
La frequenza dipende dall’uso effettivo degli spazi. Bagni e aree comuni molto frequentate possono richiedere passaggi diversi rispetto a locali usati occasionalmente. Le cadenze vanno definite dopo aver verificato la sede e le attività richieste.
Il preventivo dovrebbe permettere di identificare attività incluse, frequenze, ore previste, eventuali interventi separati, gestione dei materiali di consumo, modalità di accesso e controllo del lavoro svolto.
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