La gestione degli spazi e dell’arredamento in outsourcing consiste nell’affidare a un fornitore esterno il coordinamento delle attività necessarie per mantenere gli ambienti di lavoro funzionali e gestire gli interventi su spazi e arredi. Rientra nel Facility Management e può comprendere attività ordinarie, piccole manutenzioni e il coordinamento di interventi più complessi affidati a fornitori specializzati.
Gestione diretta o fornitori terzi: come funziona in pratica
Per le attività che riguardano spazi, arredi e piccola manutenzione, non tutti gli interventi vengono gestiti allo stesso modo. In base alla complessità, alcune attività possono essere svolte direttamente, mentre altre richiedono il ricorso a fornitori specializzati.
- attività gestite con personale diretto: piccola manutenzione e piccole riparazioni, come cambio di maniglie, riparazioni di sedie, sostituzione di lampadine e interventi su cassette di scarico;
- attività affidate a fornitori terzi specializzati: interventi più consistenti, come riparazioni idrauliche o lavori di muratura, quando sono necessarie competenze e attrezzature specifiche non riconducibili alla piccola manutenzione.
Per il quadro complessivo delle attività e del perimetro del servizio, consulta la pagina dedicata al Facility Management in outsourcing.
Cosa cambia nella gestione operativa
Affidare all’esterno la gestione di alcune attività legate a spazi e arredi consente all’azienda di ridurre il numero di interventi da coordinare direttamente e di definire con un unico referente quali attività devono essere svolte, con quale frequenza e con quale livello di copertura. Il perimetro non è necessariamente uguale per tutte le strutture: può essere limitato a esigenze specifiche oppure comprendere più attività coordinate nell’ambito del Facility Management.
Come si avvia una collaborazione
L’interlocutore aziendale in questi progetti è quasi sempre il Facility Manager o il referente locale che coordina gli spazi. La prima fase è dedicata a raccogliere le esigenze reali: quali attività deve svolgere il manutentore, quali interventi sono richiesti e con quale frequenza devono essere programmati, ad esempio quotidianamente o a giorni alterni. Su questa base viene costruito un preventivo, che viene discusso e affinato con il cliente prima di passare, una volta definito il contratto, alla fase operativa.