Quando si affida in outsourcing una commessa di Facility Management, il budget non dipende solo dal canone iniziale. Per valutarne il costo nel tempo bisogna distinguere attività incluse, interventi extra, soglie contrattuali, servizi gestiti direttamente e attività affidate a fornitori terzi.
Da cosa dipendono i costi di una commessa in outsourcing?
Il costo di una commessa di Facility Management in outsourcing varia in base a:
- dimensioni degli spazi da pulire;
- frequenza degli interventi;
- particolarità dell’ambiente da trattare;
- strumenti e prodotti richiesti;
- complessità delle attività;
- tempistiche da rispettare.
Un fattore che incide sul costo, e che spesso non viene chiesto in fase di preventivo, è come il fornitore gestisce le diverse attività: alcune vengono svolte con personale diretto, altre coordinate tramite fornitori terzi. Per approfondire questo aspetto può essere utile vedere come funziona la gestione dei servizi di Facility Management nella pratica.
Nella nostra esperienza, ad esempio, la piccola manutenzione (cambio maniglie, riparazioni sedie, sostituzione lampadine, piccoli interventi idraulici) e i servizi di reception vengono gestiti con personale interno; interventi più grandi, come riparazioni idrauliche importanti o lavori di muratura, vengono invece affidati a fornitori terzi specializzati. Sapere questa distinzione aiuta a capire dove il preventivo è a costo fisso e dove invece può essere soggetto a variazioni.
Per stimare la spesa in modo realistico, è utile confrontare preventivi costruiti sullo stesso perimetro di attività e verificare con precisione cosa è incluso e cosa viene fatturato a parte.
Per confrontare due preventivi in modo utile, il perimetro deve essere omogeneo. Vanno quindi verificati almeno frequenze e ore previste, attività incluse nel canone, eventuali extra, materiali o strumenti compresi, soglie contrattuali e modalità di sostituzione del personale. Un prezzo più basso non è realmente confrontabile se copre un perimetro diverso.
Come il modello di piccola manutenzione incide sul budget
Come si traduce in budget la gestione diretta della piccola manutenzione? Ecco due modi possibili: l primo prevede una risorsa assegnata stabilmente sull’appalto del committente, che si occupa del controllo dello stabile e della gestione di impianti e attrezzature in outsourcing, oltre alle riparazioni ordinarie di piccola manutenzione; il secondo prevede un contratto a chiamata, con un canone fisso mensile che copre un numero massimo di interventi (ad esempio 4 chiamate al mese).
Chiedere quale di questi due modelli viene proposto, e cosa succede oltre le soglie previste, è uno dei modi più concreti per evitare sorprese in fattura.
Quali sono i principali fattori da considerare nella creazione di un budget
Prima di stabilire un budget, bisogna definire il perimetro effettivo delle attività: dimensione e destinazione d’uso degli spazi, livello di servizio richiesto, frequenza degli interventi e necessità operative. La frequenza non può essere stabilita in modo uguale per tutti gli ambienti: dipende dall’uso degli spazi, dalle attività svolte e dagli standard concordati con il cliente, e incide direttamente sul costo.
Nella pratica, la costruzione di un budget parte quasi sempre da un confronto diretto con il referente del cliente — tipicamente il facility manager o coordinatore locale — che espone le esigenze reali: quante ore e giorni di copertura servono per una reception, quali attività deve svolgere un manutentore e con quale cadenza. Solo dopo aver raccolto questi elementi si costruisce un preventivo su misura, che va discusso prima di essere formalizzato.
Nella stima dei costi vanno considerate sia le spese ricorrenti sia quelle legate a necessità speciali (eventi, ristrutturazioni), che incidono ugualmente sul budget complessivo.
Come monitorare costi e scostamenti della commessa
Per tenere sotto controllo la spesa, il report periodico deve permettere di confrontare quanto previsto con quanto effettivamente sostenuto. È utile distinguere il canone concordato, gli interventi extra, le attività affidate a terzi, gli eventuali superamenti delle soglie contrattuali e gli scostamenti rispetto al preventivo. In questo modo è più semplice individuare quale voce ha generato una variazione di costo.
In caso di anomalie, è utile chiedere al fornitore un dettaglio delle voci che hanno generato lo scostamento e verificarne la coerenza con le condizioni contrattuali. Una comunicazione diretta e regolare con chi eroga il servizio aiuta a chiarire tempestivamente variazioni, extra e attività non previste.
Come contenere gli scostamenti di costo
La leva più concreta resta la negoziazione delle condizioni contrattuali: chiarire fin da subito cosa è incluso nel canone e cosa invece viene fatturato a parte aiuta a ridurre il rischio di contestazioni successive.
Anche attrezzature efficienti, dosaggi corretti e un’organizzazione adeguata degli interventi possono contribuire a contenere consumi e sprechi. L’effetto sul costo complessivo va però valutato nel contesto della singola commessa e non dipende dalla sola tipologia di prodotto utilizzato.
La frequenza degli interventi può essere riesaminata periodicamente in base all’uso effettivo degli spazi e alle esigenze operative. Un’eventuale riduzione è appropriata solo quando consente di mantenere il livello di servizio e gli standard concordati.
Come gestire i rischi legati alla continuità del servizio
Un rischio spesso sottovalutato in una commessa di Facility Management in outsourcing non è tanto finanziario quanto organizzativo, ma ha un impatto diretto sul budget: la mancanza di copertura in caso di assenza del personale.
Nella nostra esperienza, quando il monte ore e l’organizzazione della commessa lo consentono, distribuire la copertura su più risorse può ridurre il rischio che l’assenza di una singola persona interrompa il servizio. La soluzione va valutata in base alle ore richieste, alle attività da svolgere e alle modalità di sostituzione previste dal fornitore.
Verificare periodicamente che il fornitore rispetti gli standard concordati, e valutare alternative se questo non avviene, resta comunque una buona pratica di controllo del rischio.
Un budget di Facility Management in outsourcing va valutato sul costo complessivo della commessa, non solo sul canone iniziale. Per farlo servono un perimetro chiaro delle attività, regole definite per extra e soglie contrattuali, criteri di controllo degli scostamenti e modalità di continuità del servizio coerenti con le esigenze del cliente.